Workflow là gì? Vai trò của Workflow trong quản trị dự án

Workflow là khái niệm mà nhiều trưởng nhóm và quản lý vẫn còn xa lạ, nhưng trên thực tế, workflow là công cụ được sử dụng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao trong quản lý công việc. Tìm hiểu workflow là gì? Hãy cùng patrickstmun.com tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

I. Workflow là gì? 

Workflow được dịch sang tiếng việt là quy trình công việc hay quy trình làm việc, là sơ đồ thể hiện thứ tự từng hạng mục công việc

Workflow được dịch sang tiếng việt là quy trình công việc hay quy trình làm việc, là sơ đồ thể hiện thứ tự từng hạng mục công việc dưới dạng một quy trình gồm nhiều bước nhỏ, các nhà quản lý, trưởng nhóm, quản lý để giúp bạn tiện theo dõi. Làm việc có trật tự, khoa học và hợp lý, tránh làm việc tẻ nhạt và trùng lặp công việc, làm giảm hiệu quả công việc, có thể làm rối loạn nhịp làm việc của nhóm.

II. Vai trò của Workflow trong quản trị dự án

1. Giúp trực quan hóa công việc

Việc sắp xếp thứ tự các đầu mục công việc từ trên xuống dưới có thể gây khó khăn trong việc quản lý tổng thể dự án và nhiệm vụ, đặc biệt là đối với các dự án có sự tham gia của nhiều phòng ban hoặc cần sự phối hợp của nhiều nhóm khác nhau, bằng cách xây dựng quy trình công việc, người lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ của nhiều Quan sát đồng thời và hiệu quả toàn bộ dự án, nếu có vấn đề về “liên kết” dự án hoặc dự án có thay đổi, người lãnh đạo sẽ nhanh chóng nắm bắt và xử lý kịp thời chứ không mất thời gian rà soát, kiểm tra, sắp xếp lại đội ngũ.

2. Tối ưu hóa công việc, loại bỏ hoạt động dư thừa

Khi được thiết kế phù hợp, quy trình công việc có thể dễ dàng loại bỏ các hoạt động dư thừa, lặp đi lặp lại và trùng lặp. Sắp xếp công việc một cách khoa học giúp giảm thời gian lãng phí giữa các nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả công việc.

3. Quy trình làm việc tự động hóa

Khi có quy trình làm việc rõ ràng, các thành viên trong nhóm luôn ý thức được công việc cần hoàn thành chính xác

Khi có quy trình làm việc rõ ràng, các thành viên trong nhóm luôn ý thức được công việc cần hoàn thành chính xác, các đội trong dự án biết phối hợp với nhau theo quy trình công việc và lãnh đạo chỉ cần thực hiện điều chỉnh mà thôi. tiến độ công việc theo quy trình làm việc, giúp công việc diễn ra suôn sẻ thuận lợi, các công việc được xử lý trôi chảy, hạn chế xung đột, trùng lặp giữa các nhóm.

III. Làm sao để xây dựng Workflow hiệu quả

Để xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, trước tiên phải dựa trên dự án hoặc nhiệm vụ cần hoàn thành, xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc cho dự án của bạn, liệt kê các tiêu đề và các phần liên quan, sau đó đặt các mục lên dòng thời gian để nắm được ý tưởng sơ bộ.

Dựa trên dòng thời gian chính, mỗi đầu mục công việc nên chia nhỏ chi tiết các nhiệm vụ nhỏ theo từng thành viên trong nhóm/dự án, lập kế hoạch dự phòng và ước tính thời gian hoàn thành của từng nhiệm vụ. để đảm bảo tính khoa học phù hợp với công việc và các thành viên trong dự án.Sử dụng hình dạng, màu sắc, v.v. để tăng khả năng hiển thị quy trình làm việc để mọi người dễ dàng nhận ra công việc và theo dõi tiến độ dự án.

IV. Làm cách nào để tạo và quản lý Workflow

Có nhiều công cụ cho phép bạn số hóa quy trình làm việc của mình. Tuy nhiên, tốt hơn hết bạn nên chọn một công cụ có thể tự động hóa càng nhiều càng tốt để bạn có thể quản lý quy trình làm việc của mình tốt hơn. Công cụ này cho phép bạn thể hiện trực quan quy trình làm việc với tất cả các tác vụ có điều kiện và ngoại lệ.

Những công cụ này cho phép bạn tạo các biểu mẫu có thể hoạt động như một phương tiện truyền tải tất cả dữ liệu cần thiết

Những công cụ này cho phép bạn tạo các biểu mẫu có thể hoạt động như một phương tiện truyền tải tất cả dữ liệu cần thiết để xử lý công việc một cách chính xác.Sau đó, phần mềm sẽ tự động chạy quy trình làm việc. Hãy điền vào biểu mẫu ban đầu và phần mềm sẽ chuyển công việc từ một tác vụ khác cho đến khi hoàn thành.

Hầu hết các phần mềm quản lý quy trình công việc chỉ nhắm mục tiêu đến các quy trình công việc (có thể dự đoán và lặp lại).Tuy nhiên, thay vì sử dụng các công cụ khác nhau cho tất cả các tình huống này, hãy thử tìm một giải pháp có thể xử lý các quy trình công việc của dự án và trường hợp từ cùng một nền tảng. Sau đó, mỗi bộ phận có thể sử dụng nó để tạo quy trình làm việc cho bộ phận của mình.

Tự động hóa quy trình làm việc với phần mềm quản lý giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm thời gian thực hiện và nâng cao hiệu quả công việc. Hy vọng bài viết Workflow là gì? sẽ hữu ích đối với bạn.